Orden de 1 de febrero de 1996 por la que se aprueba la Instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado

Dichos documentos contables electrónicos se expedirán y tramitarán según los procedimientos establecidos en la presente Instrucción, debiendo ajustarse a los modelos que al respecto hayan sido aprobados por el Ministerio de Hacienda.

A los efectos previstos en el primer párrafo de este punto, los Servicios gestores remitirán a la oficina de contabilidad del Departamento ministerial, excepto cuando deban ser remitidos a otra oficina de contabilidad, los documentos contables electrónicos por ellos expedidos, autorizados mediante la incorporación de la firma electrónica del responsable competente para ello. La remisión deberá realizarse de acuerdo al procedimiento establecido por la Intervención General de la Administración del Estado.

En el marco del procedimiento indicado en el párrafo anterior, las instrucciones dictadas por la Intervención General de la Administración del Estado establecerán las comprobaciones a realizar por las oficinas de contabilidad con carácter previo a la contabilización en el SIC de las respectivas operaciones. Estas comprobaciones podrán realizarse mediante actuaciones automatizadas por contraste entre los datos de los documentos contables y la información estructurada o/y los metadatos de los justificantes que los acompañen, en la medida en que se avance en el proceso de estructuración de dichos justificantes.

No obstante, cuando por circunstancias excepcionales así lo determine la Intervención General de la Administración del Estado a propuesta del responsable de la oficina de contabilidad, se podrán expedir documentos contables en papel.

2. En los casos que a continuación se detallan, las oficinas de contabilidad no tomarán razón de las operaciones, procediendo a devolver a los Servicios gestores los correspondientes documentos contables electrónicos:

c) Cuando la información a incorporar al sistema sea incoherente con los datos anteriormente introducidos, o incompatible con las validaciones requeridas por el mismo.

3. Los Servicios gestores deberán tomar las medidas oportunas que garanticen que la expedición de los documentos contables electrónicos y su remisión a las oficinas de contabilidad se realice en el plazo más breve posible desde el momento en el que se dictaron los correspondientes actos administrativos.

4. A los efectos anteriores, todas las referencias que se realicen en las distintas reglas de esta Instrucción al envío de documentos contables y de sus justificantes a las oficinas de contabilidad, se entenderán referidas a la remisión a dichas oficinas contables de los documentos contables electrónicos acompañados de sus justificantes electrónicos. Asimismo respecto a las referencias de esta Instrucción a certificados o certificaciones obtenidos del SIC y a su puesta a disposición, deberán entenderse realizadas por medios electrónicos.

En el caso de que algún justificante original estuviera soportado en papel, deberá obtenerse una copia auténtica electrónica, de acuerdo con los requerimientos establecidos para tal fin en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de procedimiento administrativo común de las Administraciones Públicas, a los efectos de su remisión a la oficina de contabilidad junto con el correspondiente documento contable electrónico para su registro en el SIC. A tal fin, el formato de firma electrónica de la copia se ajustará a la especificación ETSI TS 101 903 (XAdES), de acuerdo con lo establecido en la Política de Firma Electrónica y de Certificados de la Administración General del Estado, aprobada mediante Resolución de 29 de noviembre de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, o en la vigente en cada momento.

2. Los actos administrativos de gestión de créditos o de ejecución de gastos podrán estar soportados sobre los propios documentos contables electrónicos que han de servir de base a su toma de razón, siempre que en los mismos consten todos los requisitos necesarios para la eficacia de dichos actos. En estos casos el mismo documento contable electrónico tiene validez como justificante electrónico de la realización del acto administrativo y como documento contable electrónico que sirve de base para su toma de razón.

2. Las oficinas de contabilidad conservarán por medios electrónicos, a través del propio sistema de información contable, los justificantes electrónicos de las operaciones, junto con los respectivos documentos contables electrónicos.

En el caso de reconocimiento de obligaciones relativas al pago de retribuciones de personal activo y de prestaciones de clases pasivas, el archivo electrónico a que se refiere el párrafo anterior, se referirá a los resúmenes que acompañan a la nómina y los documentos contables.

En el caso de operaciones de reposición de fondos de “anticipos de caja fija” y de presentación y aprobación de la cuenta justificativa de «pagos a justificar», el archivo electrónico se referirá a la cuenta justificativa, sin incluir los justificantes que la acompañan.

En el caso de reconocimiento de obligaciones relativas a los «pagos masivos», regulados en la normativa conjunta de la Secretaría General de Tesoro y Financiación Internacional y la Intervención General de la Administración del Estado sobre el procedimiento para la realización de ciertos pagos a través de agentes mediadores, los correspondientes justificantes no precisarán ser archivados.

3. Los Servicios gestores o Unidades administrativas responsables de la aprobación de las respectivas operaciones deberán conservar por medios electrónicos, debidamente ordenados, los justificantes electrónicos de las operaciones junto con los respectivos documentos contables electrónicos.

En todo caso, el archivo electrónico de los justificantes electrónicos y documentos contables electrónicos permitirá que éstos estén a disposición del Tribunal de Cuentas y de la Intervención General de la Administración del Estado, al objeto de posibilitar y facilitar las actuaciones de control y verificación de la contabilidad, previstas en la Ley General Presupuestaria. Igualmente estarán a disposición de las Instituciones de control comunitarias cuando se trate de justificantes de operaciones financiadas con fondos comunitarios.

Cuando se trate de operaciones de reposición de fondos de anticipos de caja fija, su archivo electrónico deberá realizarse, una vez efectuado, por los servicios fiscales, el informe previsto en el artículo 7 del Real Decreto 725/1989, de 16 de junio, sobre anticipos de caja fija.